Privacyverklaring
Versie 1.0 — juli 2026
Evently verwerkt deelnemersgegevens (naam, e-mailadres en eventueel een registratienummer) uitsluitend voor de evaluatie en de accreditatie-administratie van de nascholing, in opdracht van de organisator. Deze gegevens worden niet verkocht en niet voor andere doeleinden gebruikt.
Hosting
De applicatie, database, bestandsopslag, e-mail en back-ups van Evently draaien op servers binnen de Europese Unie. Ook de facturatie- en bedrijfsadministratie draait op eigen systemen binnen de EU. Alleen voor de beheerlaag van de infrastructuur gebruikt Evently een Amerikaanse dienst (Laravel Forge); die toegang geldt als doorgifte buiten de EER en is beschermd zoals beschreven in de subverwerkerslijst (Bijlage C van de verwerkersovereenkomst).
Bewaartermijnen
Deelnemersgegevens worden na afloop van de evaluatie in beginsel automatisch geanonimiseerd; een uitzondering (langer herleidbaar bewaren) wordt uitsluitend gemaakt op instructie van de organisator. Presentiegegevens worden verwijderd zodra de bewaartermijn van het betreffende register verstrijkt.
AI-ondersteuning
Voor het uitlezen van aangeleverde programma's gebruikt Evently AI-ondersteuning van Mistral (Frankrijk). De organisator stemt daar vooraf uitdrukkelijk mee in, al bij de (proef)aanvraag. Daarnaast bestaat een optionele analysefunctie voor antwoordteksten waaruit de deelnemersidentificatoren (naam, e-mailadres, deelnemerskenmerk) zijn verwijderd; die functie staat standaard uit en wordt alleen op verzoek van de organisator geactiveerd. Deze verwerking vindt plaats binnen de EU/EER (zie de subverwerkerslijst in Bijlage C van de verwerkersovereenkomst) en Mistral is contractueel gebonden de invoer niet te gebruiken om AI-modellen te trainen.
Subverwerkers
Voor de uitvoering maken wij gebruik van een beperkt aantal subverwerkers, onder meer voor hosting (Hetzner, Duitsland), e-mailverzending en back-ups (Scaleway, Frankrijk) en AI-ondersteunde programma-extractie (Mistral, Frankrijk). De volledige en actuele lijst — inclusief eventuele diensten waarvoor een doorgiftemechanisme buiten de EU geldt — staat in Bijlage C van onze verwerkersovereenkomst, die organisatoren in het klantportaal kunnen downloaden.
Gegevens van contactpersonen
Bent u contactpersoon van een organisator, dan verwerkt Evently uw naam, zakelijk e-mailadres en rol voor het account- en opdrachtbeheer (grondslag: uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie, dan wel het gerechtvaardigd belang van Evently en uw organisatie bij zakelijk relatiebeheer), inloggegevens en portaalactiviteit voor beveiliging en misbruikpreventie (gerechtvaardigd belang), en factuur- en adresgegevens voor de facturatie (uitvoering overeenkomst en wettelijke administratieplicht; bewaartermijn: de fiscale bewaarplicht van zeven jaar; overige gegevens bewaren we gedurende de klantrelatie). Afhankelijk van de verwerking en de grondslag kunt u recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar; deze rechten kunnen wettelijk beperkt zijn, bijvoorbeeld door de fiscale bewaarplicht. Neem daarvoor contact op via stefan@evently.nl. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verwerkersovereenkomst
Evently verwerkt deelnemersgegevens als verwerker, in opdracht van de organisator. Organisatoren kunnen de verwerkersovereenkomst (inclusief de specificatie van de verwerking, de beveiligingsmaatregelen en de subverwerkerslijst) downloaden in het klantportaal.
Contact
Voor vragen over uw gegevens als deelnemer kunt u contact opnemen met de organisator van uw nascholing (de verwerkingsverantwoordelijke). Bent u contactpersoon van een organisator, dan kunt u voor vragen over úw gegevens rechtstreeks terecht bij Evently via stefan@evently.nl.
Versie 1.0 — juli 2026. Deze verklaring wordt periodiek herzien; wezenlijke wijzigingen kondigen we vooraf aan.