Algemene voorwaarden

Versie 1.0 — juli 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Evently (eenmanszaak, Nederland, hierna: "Evently") met betrekking tot de evaluatie- en accreditatiediensten van Evently, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

Artikel 1 — Definities

1.1. Dienst: het door Evently geleverde platform en de bijbehorende dienstverlening voor deelnemersevaluaties en accreditatie-administratie van na- en bijscholing, waaronder het klantportaal, de rapportages en optionele functies zoals presentieregistratie en certificaten.

1.2. Opdrachtgever: de organisatie die de Dienst afneemt of aanvraagt (waaronder via een proef- of demoaanvraag). In de verwerkersovereenkomst wordt deze partij aangeduid als "Verwerkingsverantwoordelijke" en in de privacyverklaring als "organisator".

1.3. Overeenkomst: iedere afspraak tussen Evently en Opdrachtgever over de levering van de Dienst, inclusief deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

1.4. Deelnemer: de persoon die aan een scholingsactiviteit van Opdrachtgever deelneemt en in dat kader een evaluatie ontvangt.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding en Overeenkomst. Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.

2.2. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3. De verwerkersovereenkomst van Evently (inclusief Bijlagen A–C) maakt integraal deel uit van iedere Overeenkomst waarbij Evently persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever. Evently verstrekt de verwerkersovereenkomst met bijlagen op verzoek al vóór het aangaan van de Overeenkomst; daarna is de actuele versie steeds te downloaden in het klantportaal.

2.4. Bij strijdigheid tussen documenten geldt, van hoog naar laag: (a) een door Partijen ondertekende of schriftelijk bevestigde offerte of bijzondere afspraak, (b) de verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, en (c) deze voorwaarden. Een afwijking geldt alleen voor zover zij uitdrukkelijk en schriftelijk is vastgelegd.

Artikel 3 — Totstandkoming en proefperiode

3.1. Een Overeenkomst komt tot stand doordat Opdrachtgever een aanvraag indient (via het klantportaal of per e-mail) en Evently deze aanvaardt, dan wel doordat Partijen een offerte of prijsafspraak schriftelijk bevestigen.

3.2. Een verzoek om uitsluitend een demonstratie of kennismakingsgesprek leidt niet tot een Overeenkomst tot levering van de Dienst. Een proefopdracht komt tot stand zodra Evently de proef schriftelijk (waaronder per e-mail) bevestigt, en is kosteloos en vrijblijvend, tenzij anders afgesproken. Evently kan aan een proef beperkingen stellen (bijvoorbeeld in aantal evaluaties of looptijd). Op een proef zijn deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst onverkort van toepassing.

3.3. Een proef gaat niet stilzwijgend over in een betaalde opdracht: een betaalde opdracht komt uitsluitend tot stand door schriftelijke aanvaarding van een offerte of prijsopgave.

Artikel 4 — De Dienst

4.1. Evently spant zich in de Dienst zorgvuldig en met redelijke beschikbaarheid te leveren, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantoortijden uitgevoerd.

4.2. Evently mag de Dienst aanpassen en verbeteren, mits de kernfunctionaliteit voor lopende opdrachten daardoor niet wezenlijk vermindert.

4.3. De applicatie, database, bestandsopslag, e-mailverwerking en back-ups worden binnen de Europese Economische Ruimte gehost. Voor de beheerlaag van de infrastructuur kan een in Bijlage C van de verwerkersovereenkomst genoemde subverwerker vanuit een derde land toegang hebben; het toepasselijke doorgiftemechanisme staat in die Bijlage. De actuele subverwerkerslijst is voor Opdrachtgever te downloaden in het klantportaal.

4.4. Evently mag de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten indien dat redelijkerwijs noodzakelijk is om een acuut beveiligingsrisico, onrechtmatig gebruik of ernstige verstoring te voorkomen, of indien een opeisbare factuur na aanmaning en een nadere betaaltermijn van ten minste 14 dagen onbetaald blijft. Evently beperkt de opschorting tot wat noodzakelijk is, informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk en heft de opschorting op zodra de grond is vervallen. Opschorting wordt niet gebruikt om wettelijke inzage-, export- of verwijderingsverplichtingen te ontwijken.

Artikel 5 — Verplichtingen van Opdrachtgever

5.1. Opdrachtgever staat ervoor in dat de aangeleverde gegevens (waaronder deelnemerslijsten en programma's) juist zijn en rechtmatig mogen worden verstrekt, en dat Deelnemers waar nodig zijn geïnformeerd over de verwerking.

5.2. Toegang tot het klantportaal is persoonsgebonden. Opdrachtgever zorgt ervoor dat alleen daartoe bevoegde contactpersonen toegang hebben en meldt vermoedelijk misbruik onverwijld.

5.3. Opdrachtgever richt vragenlijsten en aanleveringen zo in dat deelnemers niet worden gevraagd bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of patiëntgegevens) in vrije tekst op te nemen; zie ook artikel 3.5 van de verwerkersovereenkomst.

Artikel 6 — AI-ondersteunde functies

6.1. De Dienst gebruikt AI-ondersteuning voor het uitlezen van aangeleverde programma's (extractie van onder meer titel, data en sprekers). Daarbij wordt het aangeleverde programma verwerkt door de in Bijlage C van de verwerkersovereenkomst genoemde AI-subverwerker, binnen de EU/EER zoals daar gespecificeerd; die subverwerker is contractueel gebonden de invoer niet voor het trainen van AI-modellen te gebruiken.

6.2. Opdrachtgever geeft voor deze verwerking uitdrukkelijk instemming bij het aangaan van de Overeenkomst of het indienen van een (proef)aanvraag. Die instemming geldt als gedocumenteerde instructie aan Evently; zij is geen toestemming van betrokkenen in de zin van de AVG en ontslaat Opdrachtgever niet van de eigen verplichting om voor de verwerking over een geldige rechtsgrond te beschikken. Zonder die instemming wordt het programma niet met AI-ondersteuning verwerkt en kan Evently de aanvraag handmatig of niet in behandeling nemen. Opdrachtgever kan de instemming voor toekomstige aanvragen intrekken.

6.3. AI-uitkomsten (zoals een uitgelezen programma) worden vóór gebruik ter controle aan Opdrachtgever of de beheerder voorgelegd; er worden geen besluiten met rechtsgevolgen voor Deelnemers genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

6.4. AI-ondersteunde analyse van evaluatie-antwoorden is een optionele functie die standaard uit staat en alleen op verzoek of met instemming van Opdrachtgever wordt geactiveerd (opt-in), zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

Artikel 7 — Prijzen en betaling

7.1. De prijzen volgen uit de offerte of de schriftelijk bevestigde prijsafspraak en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

7.2. Facturatie verloopt digitaal. Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever na aanmaning de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

7.3. Evently mag prijzen voor doorlopende dienstverlening eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met een aankondiging van ten minste 60 dagen. Bij een verhoging die uitgaat boven de toepasselijke CBS-prijsindex mag Opdrachtgever de doorlopende Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging. Voor reeds schriftelijk bevestigde losse opdrachten geldt de bij bevestiging afgesproken prijs; prijswijzigingen werken niet terug.

Artikel 8 — Duur en beëindiging

8.1. Een Overeenkomst voor een losse opdracht (evaluatie van een specifieke activiteit) eindigt zodra die opdracht is afgerond. Een doorlopende Overeenkomst kan Opdrachtgever schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand; Evently hanteert een opzegtermijn van drie maanden en zegt niet op tegen een datum die vóór de afronding van reeds bevestigde activiteiten ligt, tenzij voortzetting redelijkerwijs niet van Evently kan worden gevergd. Reeds gestarte evaluaties worden afgerond, tenzij Partijen anders afspreken.

8.2. Ieder van Partijen kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, of bij faillissement of surseance van de ander.

8.3. Na het einde van de Overeenkomst worden persoonsgegevens teruggegeven of verwijderd conform artikel 12 van de verwerkersovereenkomst; de daar beschreven exportmogelijkheid (gangbaar formaat, tot 30 dagen na het einde) geldt ook voor rapportages die voor Opdrachtgever zijn opgesteld.

Artikel 9 — Intellectuele eigendom

9.1. Alle rechten van intellectuele eigendom op de Dienst, de programmatuur en de rapportageformats berusten bij Evently. Opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur en het doel van de Overeenkomst.

9.2. Alle rechten op door of namens Opdrachtgever aangeleverde gegevens en materialen (waaronder deelnemerslijsten, programma's en logo's) blijven bij Opdrachtgever of diens rechthebbenden. Opdrachtgever verleent Evently het beperkte recht deze te gebruiken voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst.

9.3. De inhoud van de door Evently opgeleverde rapporten mag Opdrachtgever vrij gebruiken binnen de eigen organisatie, richting accreditatieregisters en richting derden aan wie Opdrachtgever verantwoording aflegt (zoals auditors of subsidiegevers).

Artikel 10 — Geheimhouding

10.1. Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen geheim, en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting blijft na het einde van de Overeenkomst bestaan.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

11.1. De totale aansprakelijkheid van Evently wegens een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is per gebeurtenis — waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt — beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever aan Evently heeft betaald voor de opdracht (evaluatie) waarop de gebeurtenis betrekking heeft, en voor alle gebeurtenissen in een kalenderjaar samen tot het bedrag dat Opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de eerste gebeurtenis aan Evently heeft betaald voor de Dienst.

11.2. Evently is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminking of verlies van gegevens voor zover Opdrachtgever daarvan zelf een redelijke kopie kon behouden, of schade door overschrijding van termijnen van accreditatieregisters die niet aan Evently te wijten is.

11.3. De beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Evently, en laten de rechten van betrokkenen en de aansprakelijkheid op grond van artikel 82 AVG onverlet.

11.4. Aansprakelijkheid wegens een toerekenbare tekortkoming ontstaat pas nadat Opdrachtgever Evently schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen — bijvoorbeeld door de evaluatie opnieuw open te stellen, te verlengen of opnieuw uit te voeren — en herstel binnen die termijn is uitgebleven, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

11.5. Opdrachtgever meldt een aanspraak op schadevergoeding zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk nadat hij met de schade en de aansprakelijkheid van Evently bekend is geworden. Een tijdig gemelde aanspraak vervalt niet doordat het definitieve schadebedrag nog niet bekend is. Iedere vordering tot schadevergoeding verjaart 24 maanden nadat Opdrachtgever met zowel de schade als de aansprakelijkheid van Evently bekend is geworden, behoudens stuiting en dwingend recht.

Artikel 12 — Overmacht

12.1. Evently is niet gehouden tot nakoming indien zij daartoe verhinderd is door overmacht. Een storing bij een leverancier (zoals hosting of e-mail) geldt alleen als overmacht voor zover die buiten de redelijke invloedssfeer van Evently ligt en Evently de gevolgen met passende continuïteits-, back-up- en herstelmaatregelen redelijkerwijs niet kon voorkomen of beperken. De getroffen partij beperkt de gevolgen zo veel mogelijk en houdt de ander op de hoogte. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag ieder van Partijen de Overeenkomst voor het niet-uitvoerbare deel schriftelijk beëindigen, zonder schadeplichtigheid; Evently restitueert dan vooruitbetaalde bedragen voor het blijvend niet-uitvoerbare deel.

Artikel 13 — Wijziging van deze voorwaarden

13.1. Evently mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd aan de bekende contactpersonen. Kan Opdrachtgever zich niet in een wezenlijke wijziging vinden, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 14 — Slotbepalingen

14.1. Op iedere Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Evently is gevestigd.

14.2. Blijkt een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen Partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de oorspronkelijke strekking zo dicht mogelijk benadert.

Contact

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via stefan@evently.nl.